Emails, coups de fil : attention à la surdose !

En dix ans, les nouvelles technologies ont multiplié par dix la quantité d’informations que nous devons gérer au travail. Voici de bonnes résolutions à prendre pour ne pas se laisser déborder par les mails et coups de fil intempestifs.

Un salarié disposant d’un ordinateur consulte sa boîte aux lettres électronique cinquante fois par jour en moyenne et visite quarante sites Internet. Au total, il passerait 28 % de sa journée à affronter des interruptions inutiles, puis à se remettre au travail !

Ces chiffres, issus d’études américaines (1), ne peuvent pas, bien sûr, être directement transposés à la France. Mais ils dénotent un vrai problème : entre les mails, les appels sur notre portable ou sur notre fixe, les informations que nous cherchons sur Internet ou sur notre PC, nous passons parfois plus de temps à gérer les flux électroniques qu’à traiter les dossiers.

«En dix ans, les données qu’un cadre doit gérer ont été multipliées par dix ou quinze», résume Jean-Pierre Testa, responsable chez Cegos (formation professionnelle) des modules «Management des équipes», et coauteur du livre Managez votre temps et vos priorités (éd. ESF).

À l’origine de cette inflation, la technologie, mais aussi la psychologie humaine. «Beaucoup de personnes pensent que leur travail est très important et donc urgent, constate Jonathan Spira, fondateur de Basex, un cabinet new-yorkais spécialisé dans le travail en équipe. Aussi n’ont-elles aucun scrupule à bombarder les autres d’informations.»

Quelques mesures permettent de se prémunir contre ces débordements.

• La première mesure à prendre est de ranger régulièrement le contenu de son ordinateur (voir ci-dessous).

• Deuxième mesure : le téléphone mobile. Pour éviter d’être dérangé, le mieux est de ne communiquer votre numéro de portable qu’aux personnes susceptibles de devoir vous appeler en urgence.

Si votre fonction vous contraint à être joignable à tout moment, n’oubliez pas, en réunion, d’activer le mode vibreur ou silencieux. Sinon, éteignez votre mobile et consultez-le à intervalles réguliers au cours de la journée, au moment où vous êtes disponible.

• Troisième mesure : apprendre à mieux maîtriser le mail. Cela se fait en deux temps.

• 1er temps : filtrer les messages entrants. Jean-Pierre Testa donne quatre conseils :

– Si possible, ne se connecter que deux à trois fois par jour à sa boîte mail. Entre-temps, déconnecter l’avertisseur sonore ou la petite enveloppe clignotante en haut de l’écran qui signale un nouveau message : la tentation est trop grande d’aller le consulter.

– Trier : regarder l’en-tête des mails, sans les ouvrir, pour identifier ceux qui sont urgents à traiter.

– Ne pas se précipiter : certains messages peuvent attendre.

– Classer immédiatement les mails, selon le même ordre que celui adopté pour l’ensemble de l’ordinateur (voir ci-dessous).

• 2e temps : réduire le plus possible l’émission de ses mails. «Chaque mail envoyé va avoir un impact direct sur le travail des autres», prévient Jonathan Spira.

Voici ses cinq conseils :

– N’adresser un mail qu’à la personne qui en a vraiment besoin et non pas à dix destinataires en même temps.

– Eviter les pièces jointes, qui mettent du temps à s’ouvrir. Si possible, disposer tous les éléments dans le corps du message.

– Relire son message pour s’assurer qu’il est compréhensible par tous. Sinon, votre interlocuteur devra vous recontacter pour demander des explications : un mail qui aurait pu être évité !

– Ne pas appeler, quelques minutes plus tard, le destinataire, pour s’assurer qu’il a bien reçu le mail.

– Ne pas répondre systématiquement à tous les mails, même d’une simple formule («Super» ou «Merci beaucoup»).

– Enfin, ne pas oublier qu’un mail ou un coup de fil ne remplacera jamais un entretien face à face.

«Un mail, c’est un texte écrit, brut de décoffrage, rappelle Bertrand Lethu, qui, entre autres activités (journaliste, responsable pédagogique d’une école de journalisme…), anime les stages «Rédiger des e-mails efficaces» chez Demos (formation professionnelle). Tandis qu’en rencontrant la personne face à face, vous percevrez, au ton de sa voix, à son sourire ou à ses haussements de sourcils, si elle a bien compris ce que vous vouliez lui dire.»

(1) Sociétés RescueTime (www.rescuetime.com) et Basex (www.basex.com).

C’est décidé, je range mon PC
Première étape : jeter tout ce qui est inutile. Il ne faut garder que les éléments que vous êtes seul à posséder dans votre famille ou votre entreprise. S’ils sont conservés ailleurs, à la poubelle ! Deuxième stade : ranger ce qui reste. Cela peut se faire par thèmes (les grands sujets qui vous intéressent ou les dossiers que vous traitez) ou par interlocuteurs (les membres de votre famille ; vos collègues ou collaborateurs au bureau). Le classement retenu doit être le même pour vos fichiers et votre boîte aux lettres électroniques.
Enfin, installez sur votre ordinateur un logiciel qui vous aidera à retrouver le bon fichier : Copernic Desktop Search (http://www.copernic.com/fr/ ; gratuit pour un usage non professionnel ; pour PC) ou Google Desktop ( http://desktop.google.com/fr/ ; gratuit ; pour Mac ou PC). Il vous suffira alors de taper quelques mots-clés pour accéder à un élément mal rangé.

Jacques Henno

(Article paru dans Famille Chrétienne le 13 septembre 2009)

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